条目编号规则：编号、版本与归档日期怎样写才不乱

编号由3段组成，各段各管一件事

本站条目编号采用3段式：前段是年份，用4位数字表示；中段是分类代号，用2位数字表示条目所属的一级分类；后段是顺序号，用3位数字表示该条目在本分类内的排列次序。3段之间用短横线连接，读起来一目了然。这样的编号自带2个好处：第一，读者只看编号就能判断条目属于哪一年、哪一类，不需要再去查目录；第二，排序时按编号从小到大排列，天然就是先按年、再按类、最后按序的档案顺序，不依赖任何软件的智能排序。编号里不用字母，不用汉字，是为了在表格、文件名与链接里都不出乱码与排序歧义，这条细节在条目上了500条之后价值立刻显现。

编号只管身份，不管内容新旧，新旧交给版本号。

顺序号的发放只有1条纪律：只增不改。条目一旦拿到顺序号，即使后来被合并、被删除，它的号也空置保留，不发给新条目。空号在目录里标注为已合并或已撤销，并注明去向编号。这样做的原因很实际：读者在别处引用的是编号，编辑部若把空号回收再用，同一个编号在不同时间指向2条不同的内容，所有旧引用全部失义。空号看着是浪费，实际是档案信用的一部分。每年封卷时空号的数量也会被统计出来，空号过多，说明当年的收录环节把关不严，这个数字本身就是给下一年的一份工作提醒。

版本号记改动，日期记2种

条目内容会变，编号不变，变化靠版本号记录。本站版本号用主次2级：实质改动升主版本，例如结论口径变化、核心材料增减；文字订正升次版本，例如错别字、链接修复。每次升版都要在条目末尾的版本记录里写清3项：改动日期、改动人、改动摘要，摘要不超过30字。没有版本记录的改动视为未发生，编辑部内部按此问责。版本号的意义在争议条目上最大：读者质疑某条内容与先前看到的不同，编辑调出版本记录就能逐项说明改了什么、为何而改，而不是靠记忆互相争辩，档案工作的严肃性大半就体现在这种可追溯上。

日期则必须分开记，混记是新手最常犯的错。

档案里出现2种日期，作用完全不同：发布日期指话题在公开渠道首次出现的日子，归档日期指这条材料被编辑部收进档案柜的日子。前者是事件属性，后者是工作记录。2种日期相差几天甚至几个月都很正常，把归档日期误写成发布日期，时间线就会整体错位。表格里2列日期分开设置，表头写全称不写简称，就是为了防混。还有1种日期要单独留心：条目里引用的材料若有更新，材料自身的更新日期也要在出处旁注明，读者点开链接看到的内容与条目描述对不上时，先看更新日期，多半就能明白差异出在哪里。

4类常见编号事故

第1类是重号，2条内容共用1个编号，多发生在多人同时编表又不做发放登记的时候，预防办法是顺序号由1人统一发放。第2类是跳号无记录，号段中间凭空缺了几个号又查不到原因，预防办法是空号必须标注状态。第3类是分类代号串位，条目改了分类却忘了改中段代号，预防办法是改分类时连带检查编号，实在冲突就发新号、旧号按空号处理。第4类是版本记录断档，内容改了3次只记了1次，预防办法是发布系统里把版本记录设为必填项。4类事故没有一类是技术难题，全部是流程问题，流程写进编目手册并在每月结时抽查，事故率自然降到很低。

编号台账单独保管

顺序号发放要配1本台账：发放日期、条目标题、经手人3列齐全，台账与条目表分开存放，每月对账1次，核对台账发出的号与条目表实际占用的号是否严丝合缝。对账发现有号无条目，就按空号流程标注；有条目无台账记录，就倒查发放环节补登并注明补登原因。台账看起来是编号制度之外的额外负担，实际是编号信用的最后防线：条目表可以重建，发放历史重建不了。编辑部把台账的电子版与纸质打印版各存1份，打印版按季度装订，与年度封卷材料放在一起，多年后任何人想核查某个编号的来历，2条路径都能走到答案。

台账与条目表对得上，编号才算真的立住了。